Công việc tính lương luôn là ưu tiên hàng đầu đối với bất kì một doanh nghiệp nào. Đây cũng là mối quan tâm thường trực của giám đốc doanh nghiệp – những người không ngừng tìm kiếm phương án hiệu quả giúp tăng năng suất làm việc cho doanh nghiệp của mình.

Suy cho cùng, nhân viên luôn mong đợi sẽ được nhận lương đúng ngày, đều đặn hàng tháng. Và đồng thời, các quản lý doanh nghiệp cũng muốn đơn giản và tối ưu hoá công việc tính lương, để họ có thể tập trung phát triển doanh nghiệp của mình.

Nhưng có quá nhiều công đoạn trước khi việc tính lương trở nên trơn tru từ đầu chí cuối. Bạn cần phải tính toán bảng lương định kì, tìm hiểu các quy định về thuế và trả lương đúng kì hạn. Bạn cũng cần phải theo dõi những khoản khấu trừ như bảo hiểm sức khoẻ, chuẩn bị sắp xếp báo cáo hàng quý để tổng kết cuối năm.

Và những gì đã hoạt động tốt trong 5 hay 10 năm qua có thể đã không còn hiệu quả nữa, cũng như không đáp ứng được nhịp độ tăng trưởng của công ty.

Vậy thì, các phương pháp tính lương cũ kĩ đang kìm nén tốc độ phát triển của công ty bạn như thế nào? Sau đây chúng tôi xin liệt kê ra ba vấn đề thường xuyên gặp phải với phương pháp này:

  1. Rủi ro khi tuân thủ các quy định

Việc liên tục theo dõi và cập nhật bảng lương, các chế độ, quy định mới là một công việc mang tính thử thách cao, nhất là khi doanh nghiệp của bạn hoạt động đa quốc gia. Nhầm lẫn khi tính lương dễ xảy ra, đặc biệt khi bạn không có nhiều thời gian đầu tư cho việc đảm bảo tất cả mọi tiêu chí đều tuân thủ đúng quy định. Và thậm chí, những lỗi đó có thể sẽ phải trả giá đắt.

Theo dõi sự ban hành của những luật mới nhất về vấn đề trả công xuyên quốc gia – những điều luật được thiết kế để giảm sự chênh lệch lương lậu giữa nam nữ.

Những luật mới này quy định báo cáo lương cần được lưu trữ như thế nào. Các chuyên gia khuyên rằng nên lưu trữ báo cáo ít nhất 3 năm, trong đó bao gồm đẩy đủ: thu nhập của nhân viên, mô tả công việc, lý do bồi thường. Kiểm soát được các vấn đề tuân thủ luật pháp để giảm nguy cơ vi phạm rất quan trọng.

  1. Chi phí đi kèm với năng suất kém

Việc bám vào những cách thức tính lương lỗi thời đó thường đi kèm với những cái giá khác.

Với một hệ thống trên giấy, thông tin cần được chuyển qua lại nhiều lần, từ giấy chấm công đến bảng tính đến báo cáo tổng thể, kiểm tra, rồi kiểm tra lại lần nữa. Càng nhiều bước có dự can thiệp của con người, càng dễ xảy ra lỗi. Bạn cũng phải dành thời gian điền và sắp xếp lại các tài liệu – khoảng thời gian bạn có thể tận dụng cho công việc khác.

Chi phí phải trả ra chính là khoảng thời gian bạn và phòng nhân sự của bạn phải dành ra để chuyển giao dữ liệu, kiểm tra và sửa lỗi, và cập nhật liên tục các hồ sơ.

Và hãy nghĩ đến một số trường hợp có thể xảy ra với các hoá đơn. Một nhân viên nào đấy bị ốm và bị lỡ mất ngày lĩnh lương. Bạn có thể in hoá đơn sai ngay. Hoặc là một tai nạn nào đấy xảy ra với văn phòng của bạn: hoả hoạn hoặc lũ lụt chẳng hạn, đều có khả năng sẽ huỷ hoại toàn bộ hoá đơn và báo cáo của công ty. Nhân viên bạn vì thế cũng không thể nhận được lương.

Với rất nhiều giải pháp tính lương tự động, có thể chi trả được hiện tại, không có lý do gì bạn phải sử dụng giấy để theo dõi công ca, lưu trữ báo cáo và trả lương cho nhân viên cả. Nâng cao năng suất, tính an toàn và tiện lợi và lý do chính khiến nhiều doanh nghiệp đang sử dụng các phần mềm tính lương.

Tuy nhiên, điều này cũng không có nghĩa công nghệ là hoàn hảo. Quá trình tính lương của công ty bạn vẫn sẽ không hiệu quả và gặp lỗi liên tục nếu như bạn sử dụng các nền tảng riêng lẻ, không tương tác với nhau, hoặc cần thêm người can thiệp vào.

  1. Kìm hãm tăng trưởng

Vì doanh nghiệp của bạn thay đổi và phát triển không ngừng, hệ thống tính lương của bạn cũng vậỵ. Hệ thống bạn sử dụng trong giai đoạn mới khởi nghiệp với một vài nhân viên cũng sẽ không còn phù hợp nữa khi doanh nghiệp của bạn lên đến 50-100 nhân viên với chi nhánh trải dài đa quốc gia.

Khi doanh nghiệp bạn đã cạn kiệt nguồn lực để đáp ứng các cách thức làm việc mang lại năng suất thấp, hoặc để sửa chữa lỗi mà nó gây ra – bạn đang tự giới hạn khả năng vươn xa hơn của doanh nghiệp. Thay vì từng bước chạm tới tầm nhìn của mình, doanh nghiệp của bạn lại đang làm việc điên cuồng chỉ để giữ cho không bị chìm.

Đó là sự khác biệt giữa quản lý chiến thuật và chiến lược. Để doanh nghiệp của bạn tăng trưởng liên tục, hãy đảm bảo rằng cách thức tính lương đang giúp đơn giản hoá hệ thống quản lý nhân sự, chứ không phải gây cản trở. Việc đánh giá định kì hệ thống tính lương cũng sẽ rất có ích: Ở đâu đang hoạt động tốt? Ở đâu không? Cần thay đổi điều gì?

Rất nhiều công ty đã đạt lợi từ việc đầu tư vào các công cụ bên ngoài để quản lý lương. Còn công ty bạn thì sao?

WISAMI là ứng dụng chấm công online và tính công tự động, sẵn sàng cho tính lương cuối tháng. Lưu trữ hồ sơ nhân viên, quản lý quỹ xin nghỉ phép trực tuyến. Thống kê, theo dõi nhân viên đi muộn về sớm mọi lúc mọi nơi.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *