Ở phần một chúng tôi đã giới thiệu cho các bạn về những điều một doanh nghiệp NÊN LÀM để có thể chấm công một cách hiệu quả, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và sức lực. Ở phần hai này chúng ra sẽ tiếp tục điểm qua những quy tắc bạn NÊN TRÁNH để chấm công không còn là trở ngại ngăn doanh nghiệp của bạn phát triển trì trệ.

Phần 2: Không nên – Vướng vào những sai lầm không đáng có.

 

Mặc dù việc chấm công không phải lúc nào cũng hoàn toàn chính xác, có khả năng cao bạn sẽ mắc phải những sai lầm nhỏ nhặt gây khó chịu. Bằng cách tránh những sai lầm ngớ ngẩn này, bạn có thể cải thiện được quy trình chấm công của công ty mình một cách đáng kể.

Quy tắc số 1: Đừng dành quá nhiều thời gian để chấm công

Việc cập nhật công hàng ngày không nên kéo dài quá 10 phút. Và chắc chắn quản lý không nên dành hàng giờ để phân tính kết quả công ca như thế nào. Bạn chắc hẳn không muốn những quy trình làm việc giúp tiết kiệm thời gian lại trở nên mất thời gian hơn chứ?

Tránh việc điền đi điền lại thông tin bằng cách đảm bảo rằng nhân viên của bạn nộp lại những bảng chấm công rõ ràng và không mắc lỗi. Sắp xếp một buổi họp hàng tháng để thu thập lại dữ liệu từ bảng chấm công cá nhân của nhân viên một loạt, thay vì việc tìm lại những email cũ. Thậm chí sẽ tốt hơn nếu bạn có thể chuyển tất cả dữ liệu chấm công đó lên online và tự động hoá một số phần của công việc.

Quy tắc số 2: Đừng đánh mất niềm tin.

Mọi người sẽ dễ cảm thấy mình đang bị giám sát khi nộp lại bảng chấm công cá nhân và báo cáo công việc. Họ sẽ tự đặt ra câu hỏi : “Tuần này mình đã làm việc đủ chưa?” hay “Sếp có hài lòng với công việc mình làm hay không?” Làm việc ít hơn 8 tiếng mỗi ngày có thể bị coi là mối đe doạ cho công việc của họ.

Vậy thì làm thế nào để bạn có thể nhận được báo cáo công việc chi tiết và chính xác? Cách tốt nhất đó là hãy thành thật. Giải thích với đồng nghiệp rằng việc du di giữa 6-8 tiếng đồng hồ một ngày là chuyện hoàn toàn bình thường, khi đó họ sẽ không cảm thấy áp lực khi phải cố tình ghi lại nhiều số giờ hơn thời gian họ thực sự làm việc. Khi đó bạn sẽ lấy được báo cáo công việc chính xác.

Quy tắc số 3: Đừng làm mất dữ liệu

Sẽ như thế nào nếu bạn vô tình xoá mất một email ghi lại tài khoản chấm công cá nhân của một nhân viên? Hoặc sẽ như thế nào nếu ai đó ấn nhầm nút và xoá đi toàn bộ dữ liệu chấm công trong vòng một năm của công ty? Có một số bước đơn giản mà bạn có thể làm để tránh những hậu quả như thế này.

Luôn có phương án dự phòng. Đó là điều bạn phải nghĩ đến đầu tiên khi xử lý tất cả các dữ liệu quan trọng. Sao chép các bảng chấm công của nhân viên vào trong Dropbox.

Khi bạn sử dụng một công cụ online hỗ trợ quản lý chấm công, hãy xuất dữ liệu hàng quý và lưu nó ở đâu đó bên ngoài ứng dụng. Một mẹo khác chính là khoá dữ liệu lại hoặc cho phép ai khác có quyền truy cập để chỉnh sửa hoặc xoá dữ liệu.

Quy tắc số 4: Đừng quên sử dụng các báo cáo tính công.

Chẳng có lý do gì để theo dõi công ca nếu bạn không tận dụng những dữ liệu đó để phân tích và tối ưu hoá công việc. Bạn có thể sẽ khám phá ra một số vấn đề trước đó chưa từng nghĩ đến. Ví dụ, một công ty X phát hiện ra rằng họ đã dành 25% thời gian để đi gặp mặt với khách hàng. Họ chưa bao giờ nghĩ đến việc sẽ xin tiền trợ cấp cho những buổi gặp mặt như này. Nhưng sau khi nhận ra, họ đã ghi lại danh sách hoá đơn, và nhận được hơn 20% tiền thu nhập nữa trong tháng.

Phân tích dữ liệu chấm công có thể trở thành một công việc hấp dẫn đến mức quản lý có thể vừa làm vừa tận hưởng thay vì coi nó như một việc nhàm chán. Hãy tìm kiếm những cách để nâng cao năng suất làm việc bằng cách nhận thêm những dự án có tiềm năng và tránh những công việc gây tốn nhiều thời gian.

Sau khi bạn hoàn thành việc đưa ra các quy định về chấm công và có được cái nhìn tổng quan về công việc của mọi người, năng suất công việc chỉ có thể đi lên.

 

WISAMI là ứng dụng chấm công online và tính công tự động, sẵn sàng cho tính lương cuối tháng. Lưu trữ hồ sơ nhân viên, quản lý quỹ xin nghỉ phép trực tuyến. Thống kê, theo dõi nhân viên đi muộn về sớm mọi lúc mọi nơi.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *