Mặc dù không nên bổ sung ngay từ phần mở đầu của một bài viết hướng dẫn như thế này, nhưng tôi vẫn xin được nhắc đến quy tắc số 9 trước: Nếu bạn vẫn chưa chấm công cho  nhân viên của mình, thì tốt hơn hết bạn nên bắt đầu từ bây giờ đi.

Nếu như bạn từng làm việc trong một công ty hay một dự án coi trọng vấn đề chấm công, bạn sẽ nhận thấy kha khá vấn đề bất tiện. Điều này xảy đến với cả các nhóm làm việc online. Mọi người quên không kiểm soát thời gian làm việc của mình, bảng chấm công trở nên lộn xộn, vàtheo dõi thời gian làm thêm giờ cũng mất cả ngày của quản lý.

Vậy thì làm thế nào để bạn có thể đảm bảo được quá trình chấm công diễn ra xuyên suốt và ít mắc lỗi? Chúng tôi đã thử nghiệm chấm công trong nhiều năm, học hỏi được một số mẹo mà bạn có thể áp dụng cho chính sách chấm công của công ty mình.

Bạn đã sẵn sàng để tìm hiểu chưa? Bắt đầu nào!

Phần 1: Nên – Cải thiện việc theo dõi thời gian làm việc của nhân viên có thể đến từ những điều nhỏ nhặt nhất.

 

Trong phần đầu tiên của bài viết hướng dẫn này, chúng ta sẽ điểm qua những quy tắc chuẩn nhất để quản lý thời gian. Bạn có thể áp dụng những quy tắc này để theo dõi thời gian chạy dự án, hoặc đơn giản để biết được tiến độ làm việc của mọi người.

Quy tắc số 1: Khiến chấm công cực kì dễ hiểu

Nếu như bạn so sánh cách theo dõi công của các công ty khác nhau, bạn sẽ thấy một số công ty thành công hơn các công ty còn lại? Bí quyết là gì? – chính là công thức chấm và tính công siêu đơn giản.

Cho dù bạn đang sử dụng các ứng dụng chấm công hay bảng chấm công để theo dõi công việc của mọi người, nó đều cẩn phải thật dễ hiểu. Hãy tìm một công cụ online hoặc tự tạo một bảng chấm công dễ hiểu, tránh những phương trình phức tạp hay kế hoạch rối mắt.

Quy tắc số 2: Làm cho nó trở nên nhanh chóng

Bạn sẽ không muốn ở trong tình huống mà chấm công tốn thời gian hơn việc không chấm. Hãy đảm bảo rằng công việc nhập dữ liệu không tốn hơn 10% thời gian của nhân viên mỗi ngày. Để đẩy nhanh quá trình, hãy tạo ra những mẫu chuẩn có sẵn. Nếu như bạn đang sử dụng phần mềm quản lý công việc, hãy tạo ra những đề mục và loại công việc từ trước để giúp tự động điền thông tin.

Quy tắc số #3: Liên kết toàn bộ dữ liệu chấm công của mọi người

Khi mỗi nhân viên gửi một giấy chấm công cho quản lý, có thể mất đến cả ngày để sắp xếp lại toàn bộ thông tin. Các quản lý công ty dành hàng giờ để duyệt và nhập dữ liệu công chỉ vì chúng không được sắp xếp từ trước, lẫn lộn giữa email, giấy tờ và bảng biểu.

Cách dễ nhất để sắp xếp công của nhân viên đó là sử dụng một công cụ chấm công tự động hoá quá trình lưu trữ dữ liệu. Bạn sẽ không bao giờ mất những thông tin quan trọng và hơn thế, thông tin có thể tìm thấy dễ dàng với Control + F.

Quy tắc số 4: Quản lý công              

Vì mới bắt đầu chấm công, bạn sẽ cần phải đưa ra các quy định rõ ràng cụ thể để tránh sự nhầm lẫn trong tương lai. Bạn có thể thực hiện một số bước để cải thiện thông tin mà các báo cáo và bảng chấm công mang lại.

Thống nhất với nhân viên về việc thêm thông tin nghỉ phép, làm thêm giờ… trong cùng một phần mềm, từ đó có thể đưa ra kết quả tính công một cách chính xác.

Trên đây là 4 quy tắc vàng chúng tôi khuyên bạn NÊN làm để việc chấm công của bạn trở nên thật thuận tiện, dễ dàng, nhanh chóng và chính xác. Hãy tiếp tục theo dõi 4 quy tắc nên TRÁNH khi chấm công trong bài tiếp theo để có thể tối ưu hoá quá trình chấm công của doanh nghiệp các bạn nhé!

WISAMI là ứng dụng chấm công online và tính công tự động, sẵn sàng cho tính lương cuối tháng. Lưu trữ hồ sơ nhân viên, quản lý quỹ xin nghỉ phép trực tuyến. Thống kê, theo dõi nhân viên đi muộn về sớm mọi lúc mọi nơi.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *